Scan Service ermöglicht die Digitalisierung von Akten

Ein großer Anteil der heutigen Bürokratie ist mit einem enormen Papieraufwand verbunden. Dokumente werden kopiert, bearbeitet und archiviert. Dies verschlingt eine Unmenge an Papier, welches wiederum sehr viel Platz benötigt, um aufbewahrt zu werden. So ist es heutzutage nicht unüblich, dass in öffentlichen Einrichtungen wie Gerichten oder Ämtern ganze Etagen dazu verwendet werden, die Akten zu archivieren. Benötigt man dann eine Akte, ist oftmals eine zeitaufwendige Suche vonnöten, um das entsprechende Dokument zu finden.

Allerdings bietet bereits der heutige Stand der Technik die Möglichkeit, alle Dokumente, Briefe und Akten in elektronischer Form zu bearbeiten, zu verteilen und zu archivieren. Die Kosten der elektronischen Dokumentenverarbeitung sind nicht sehr hoch und sparen zudem auch noch sehr viel Zeit ein. Betrachtet man beispielsweise den Versand einer Akte von einem Jugendamt zu einem Jugendgericht, so ist auch ohne eine Kostenaufstellung des Prozesses klar zu erkennen, dass der Versand eines Großbriefes, der die Akte enthält, deutlich teurer ist als die Datenübertragung per E-Mail. Auch der Versand des Großbriefes würde voraussichtlich mehrere Tage dauern. Die Dateiübertragung per Internet dauert auch bei großem Datenvolumen nicht mehr als ein paar Minuten.

Aber auch vorhandene Daten können nachträglich digitalisiert und so der elektronischen Verwaltung zugänglich gemacht werden. Dazu muss ein sogenannter Scan Service in Anspruch genommen werden. Dieser liest alle vorgegebenen Dokumente ein und speichert sie in einem vorher festgelegten Textformat. Dabei können die Qualität und die Auflösung der Dokumente je nach Bedarf ausgewählt werden. Da ein Scan Service über spezielle Industriescanner verfügt, ist er deutlich schneller als ein gebräuchlicher Scanner. Mit einem automatischen Papiereinzug und einer automatischen Bilderkennung spart man Zeit und Arbeitsaufwand beim Einscannen. Danach werden die Daten auf kompakten Festplatten gespeichert. So kann man ein umfangreiches Archiv an Dokumenten digitalisieren, das danach nur noch ein Platzbedarf in der Größe eines Buches hat.